septembre 2018

Solutions de gestion des temps : les RH doivent se former !

L’effort en formation des services RH sur les solutions de gestion des temps, des plannings et des activités (GTA) est-il au niveau où il devrait être ? Les enjeux de cette brique essentielle du SIRH sont-ils suffisamment compris par les directions pour accorder des budgets formation en conséquence ?

Cas vécu

Extraits d’une discussion réelle entre une utilisatrice de la solution Horoquartz et d’un consultant de l’éditeur.

Utilisatrice: « Votre application de gestion des temps, c’est pas mal, mais il manque quand même des fonctions de base !»

Consultant : « Quoi par exemple ? »

Utilisateur : « Et bien vous voyez, il nous arrive d’avoir des jours fériés où toute l’entreprise est fermée. Je trouve que ce n’est pas très pratique de faire une saisie pour chaque collaborateur alors que tous sont absents le même jour. Ça m’a pris 3 heures la dernière fois. Ce serait quand même plus simple de le faire en une seule opération. »

Consultant : « C’est pourtant tout à fait possible. Connaissez-vous les calendriers dans l’application eTemptation ? »

Utilisatrice: « Absolument pas, ça sert à quoi ? »

Consultant : « A prévoir des calendriers collectifs de jours fériés ou non travaillés. Et les fonctions de saisie collective d’absences ? les plannings collectifs ? »

Utilisatrice: « Non, je n’en ai pas entendu parler. Pourquoi ? »

Consultant : « Ces fonctions servent justement à faire ce que vous souhaitez. Mais dites-moi, vous avez été formée à l’utilisation de l’application ? »

Utilisatrice : « Oui, par la personne qui occupait le poste avant moi. Elle m’a formée en 2 heures quand elle a quitté l’entreprise. Donc forcément, nous sommes allées à l’essentiel. »

Consultant : « Et vous n’avez jamais pensé à suivre une formation complémentaire au logiciel ? »

Utilisatrice : « Si évidemment, mais je suis seule dans le service, je suis débordée, et je ne peux absolument pas m’absenter pour une formation. Et puis, pour être honnête, ma direction n’est pas tout à fait convaincue de l’utilité d’une formation complémentaire. »

La sous-estimation fréquente du  besoin en formation

Cette anecdote est tout à fait authentique. Elle ne constitue pas un cas isolé. Dans le cas présent l’utilisatrice est la responsable paie d’une entreprise de 170 salariés, filiale d’un groupe international. Arrivée depuis un an dans l’entreprise, elle n’a pas trouvé une minute pour se former à la solution de gestion des temps, à l’exception de ce que son prédécesseur lui a transmis en partant. On découvre par ailleurs au fil de la conversation que son prédécesseur avait lui-même été formé en interne et non par un consultant de l’éditeur. Nous sommes donc ici dans la situation d’une perte de contenu de l’ordre de 80% par rapport à une formation certifiée.

Par conséquent, notre utilisatrice est loin d’utiliser correctement l’application et avec le niveau de productivité qu’elle pourrait en attendre.  Elle passe énormément de temps sur des opérations de gestion basiques facilement automatisables et – situation paradoxale – ne peut libérer le temps qu’il faudrait pour se former, afin justement de gagner du temps.

Et dans ce genre de situation, on peut facilement arriver à la conclusion qu’un logiciel de gestion des temps n’est pas ou n’est plus adapté aux besoins de l’entreprise, alors que la base du problème est un manque de formation. Ce qui s’est parfaitement vérifié dans le cas présent. L’utilisatrice ayant finalement suivi une formation certifiée à l’application, elle a pu diviser par 3 le temps de gestion qu’elle y consacrait, tout en améliorant la qualité des résultats.

L’efficacité d’un logiciel avant tout liée au niveau de formation

En dehors des capacités propres à chaque logiciel, c’est bien la capacité de l’utilisateur à se l’approprier et à en faire une utilisation efficace qui va faire la différence et garantir les objectifs pour l’entreprise. Or, le turn-over dans la fonction RH peut entraîner une perte d’expertise sur les outils en place. Il est donc important de veiller à ce que les nouveaux utilisateurs aient le même cursus de formation que celui qui a été donné à leurs prédécesseurs. Considérer que l’application marche et qu’il suffit d’une formation sur un « coin de table » ou d’une rapide auto-formation est un pari rarement gagnant.

Même pour des utilisateurs formés depuis plusieurs années et ayant une pratique régulière de la solution de gestion des temps, le besoin en formation peut exister. C’est le cas lors du déploiement de nouvelles versions mais cela peut aussi venir d’une « routine excessive dans l’utilisation » de l’application de GTA. Au fil des années on peut « oublier » des fonctionnalités rarement utilisées mais qui font gagner du temps. D’où l’importance de remises à niveau régulières.

La GTA : un parent pauvre de la formation ?

Si pour les directions générales, un effort continu en formation va de soi sur des applications considérées comme ‘cœur de métier’ telles que l’ERP ou le CRM, il n’en va pas toujours de même pour des solutions considérées comme ‘administratives’. Sauf que la GTA est au cœur de très nombreux processus qui impactent le quotidien des RH, des managers et des salariés eux-mêmes. Investir dans la formation des équipes RH pour qu’elles maîtrisent en permanence cette brique essentielle du SIRH, est la meilleure façon de garantir la performance RH et le niveau de service aux utilisateurs.

 

Sophie, Raud, Responsable Produit chez Horoquartz

Sophie Raud - blog Horoquartz

 

 

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