février 2018

Quand la gestion des temps et des activités devient un outil de management

Le plus souvent déployées pour assurer la conformité réglementaire et améliorer la performance du service RH, les solutions de gestion des temps et des activités accompagnent désormais des objectifs managériaux et sociaux.

Pour Horoquartz, qui équipe plus de 5000 entreprises et administrations en France représentant un total de 3,7 millions de salariés, une tendance est en train d’émerger de façon claire dans les projets de gestion des temps : la dimension managériale. Markess a interrogé un échantillon de décideurs RH sur les enjeux à relever d’ici 2020 pour améliorer l’engagement de leurs collaborateurs.  78% des sondés ont cité l’amélioration des pratiques managériales et 58% le service RH fourni au salarié. Et quand on interroge ces décideurs sur les technologies digitales les plus appropriées pour servir ces enjeux, ils répondent à 90% « les outils d’automatisation des processus RH ». Les solutions de gestion des temps peuvent clairement accompagner certains de ces enjeux.

Renforcer les managers dans leur fonction

« Les managers ont bien compris que gérer les plannings, les temps de travail, les activités et les absences de leurs collaborateurs fait partie de leur mission. Le plus souvent, ils le voient même comme une façon de se légitimer auprès de leurs équipes. Mais une autre étude a démontré que 57% attendent toujours des outils efficaces pour assurer cette mission. Si le « Qui fait ? » fait moins débat qu’il y a quelques années, le « Comment faire ? » reste d’actualité visiblement » indique Thierry Bobineau Directeur Marketing de l’éditeur. Il poursuit : « Nos clients attendent désormais des applications capables à la fois de gérer l’aspect administratif RH et la dimension « pilotage des équipes » incluant la gestion des plannings, le suivi des activités et le décisionnel. »

Souplesse et flexibilité : une attente forte des collaborateurs

Une étude réalisée en 2017 par Opinionway pour Horoquartz a démontré que 3 salariés français sur 4 plébiscitent la souplesse dans l’organisation des horaires de travail. Par ailleurs, 1 salarié sur 5 rapporte des difficultés à équilibrer vie professionnelle et vie personnelle. Non seulement ils associent cette souplesse à une plus grande productivité et à une implication renforcée, mais pour 65% d’entre eux, la prise en compte de ces attentes par le management rime avec un plus grand respect du manager.

« Certains de nos clients ont déployé des organisations de travail où le collaborateur peut exprimer ses préférences d’horaires de travail, dans la limite de la charge à réaliser et des contraintes de service. Un moyen simple et peu coûteux de satisfaire, même partiellement, des attentes individuelles et donc de mieux fidéliser les collaborateurs » indique Thierry Bobineau.

Satisfaire cette attente de souplesse pose la question des outils pour la gérer car sur le moyen terme, la notion d’équité devient centrale. Les différents collaborateurs d’une équipe voudront bien évidemment une répartition équitable des horaires pénibles ou une juste distribution des heures supplémentaires. «Une solution de gestion des temps et des plannings met facilement en évidence la façon dont les contraintes de chacun ont été traitées. Le manager a sous la main les indicateurs pour justifier auprès de ses collaborateurs des créneaux affectés, des heures réalisées et des éventuels impacts en termes de paie. En maîtrisant ces éléments à son niveau, sans en référer au service RH en dehors des cas d’exception, c’est bien sa légitimité qui s’en trouve renforcée».

Mesurer objectivement la performance

Pour les générations Y et Millenials, le travail accompli ou les résultats obtenus sont plus significatifs que le nombre d’heures travaillées. Pour Thierry Bobineau : « cela pose la question de la mesure objective de cette performance individuelle. Il faut donc suivre non seulement les temps, mais également les activités individuelles pour répondre à cette demande d’objectivité. Et pour ces activités, il faut bien sûr analyser la performance du collaborateur – le plus souvent en comparant prévu et réalisé – mais aussi en regardant la performance de l’équipe. Les deux sont souvent indissociables et l’analyse de l’un sans l’autre est parfois risquée. La relation manager/salarié s’établit ainsi sur des données factuelles ».

Gérer la présence et les absences, calculer les éléments pour la paie demeurent des fonctions centrales des solutions de gestion de temps. Mais elles ne suffisent plus quand on recherche une amélioration de la performance managériale qui elle-même vise une amélioration de l’engagement, de la fidélisation, et de l’efficacité de chacun dans l’organisation. Thierry Bobineau conclut : « La performance d’une solution de GTA devrait donc aussi être appréciée sur sa capacité à accompagner ces attentes managériales».