juillet 2019

Projet de gestion des temps et des activités : les règles d’or

Parce que la gestion des temps est utilisée par tous les salariés et parce qu’elle participe au bon climat social de l’entreprise (pour 9 salariés sur 10, selon une étude menée par Opinionay pour Horoquartz en 2017), certains aspects doivent impérativement être pris en compte lors de la mise en place d’un outil de GTA. Mais par où commencer ? Y-a-t-il une bonne recette ? Cindy Perraudeau, Chef de Projets Support chez Horoquartz, nous donne les clés d’un projet de GTA réussi.

Règle n°1 : impliquer tous les Key Users

« J’ai vu tant de réunions de lancement de projet où seules les équipes RH étaient présentes » confie Cindy Perraudeau. « Il est pourtant capital d’impliquer, dès le début, tous les interlocuteurs qui seront amenés à utiliser l’outil de GTA, de près ou de loin. Où sont les gestionnaires de paie ? Les managers de proximité ? Le service informatique ? Les utilisateurs finaux ? Pour identifier tous les besoins, il est important d’avoir du monde autour de la table. Un DRH et un salarié ‘lambda’ n’auront probablement pas les mêmes objectifs et pourtant, les deux sont concernés ! Evidemment, on ne peut pas réunir 100% de l’effectif, mais avoir un groupe représentatif, c’est un réel atout. »

Autre conseil, inviter les éventuels réfractaires à s’exprimer. « La GTA souffre encore parfois de sa réputation ‘d’outil de flicage’. Quel que soit le projet, il y a parfois des gens qui y sont opposés. Les inclure au projet permet de leur en faire comprendre les arcanes, d’identifier les points de blocage. La plupart du temps, ils en deviennent même les meilleurs ambassadeurs ! »

 

Règle n°2 : cadrer finement le projet avant de se lancer… et se fixer un planning réaliste

Une fois les problématiques et besoins listés et analysés, Cindy Perraudeau conseille de cadrer finement le projet. « Parfois, les entreprises déploient un outil de GTA en même temps qu’un logiciel de paie ou un ERP. Mais comment s’organiser ? Est-ce qu’on déploie par lots, ou tout d’un coup ? Les interlocuteurs en interne vont-ils avoir le temps nécessaire pour mener plusieurs projets de front, en plus de leurs missions quotidiennes ? Il faut leur laisser du temps et se fixer un planning raisonnable, réaliste. On voit trop de clients qui imposent un planning intenable. Mais un projet de gestion des temps est très structurant, il impacte le quotidien de toute l’entreprise. Il est de notre responsabilité, chez Horoquartz, de ne rien oublier, de proposer un outil de GTA parfaitement adapté aux particularités de l’entreprise. Mais pour ça, il faut savoir se donner un peu de temps. »

 

Règle n°3 : bien connaître l’existant

« On en revient toujours à l’importance d’avoir les bonnes personnes autour de la table » explique Cindy Perraudeau. « Pour mener à bien un nouveau projet, nous devons tout connaître, dans les moindres détails : les usages, les règles de calcul, les interfaces… Sinon, les spécifications sont incomplètes. C’est le cas aussi pour les montées de version, qui doivent être bien documentées. Pour cela, notre outil HQ Designer, qui permet d’industrialiser les spécifications, est un vrai atout. Mais pour les nouveaux dossiers comme pour les évolutions, être bien documenté est essentiel. »

 

Lire aussi – Quel outil pour un réglementaire de gestion des temps bien documenté ?

 

Règle n°4 : avoir un vrai pilote de projet… disponible !

« Tout comme nous avons des chefs de projets chez Horoquartz, l’entreprise souhaitant déployer une solution de GTA doit nommer un chef de projets dédié. Il doit piloter l’ensemble du projet, de la réunion de lancement au déploiement, en passant par les spécifications, les développements spécifiques, les phases de test…Si nous sommes seuls, il sera difficile pour nous de superviser le projet correctement. » Cindy Perraudeau recommande également de privilégier une personne issue du fonctionnel. « Elle connaît le terrain, elle peut faire le point avec les équipes avant chaque point d’avancement. C’est un vrai plus. »

 

Règle n°5 : tester, tester et re-tester

La phase de recette est essentielle. Elle nécessite non seulement un environnement de test, mais aussi l’implication de tous les Key Users. « Il peut s’agir d’un service particulier, où le déploiement sera fait en amont, ou d’un échantillon de salariés représentatif de toutes les typologies d’utilisateurs par exemple. L’idée, c’est de pouvoir peaufiner, pour que la solution soit 100% adaptée. Ça manque souvent lors des montées de version, c’est pourtant tout aussi important que pour un déploiement. Cela permet notamment d’avoir des bases de comparaison solides. »

 

Règle bonus : communiquer !

Enfin, Cindy Perraudeau insiste sur l’importance d’échanger avec les équipes, tout au long du projet. « Il faut impérativement être transparent, éviter les non-dits. Sinon, on manque forcément des éléments ! Le suivi est crucial. Comme je l’ai dit, un projet de gestion des temps est très structurant pour une entreprise, il doit être mené à 100%. Chez Horoquartz, plus qu’en simple fournisseur, nous nous positionnons comme de vrais accompagnateurs et partenaires. Le déploiement d’une solution prend souvent plusieurs mois. Il faut communiquer, échanger en permanence, pour que le projet soit un succès. »

 

Marie Lasseron – Content Manager chez Horoquartz d’après une interview de Cindy Perraudeau, Chef de Projets Support chez Horoquartz.

Marie Lasseron - blog Horoquartz