avril 2016

Mutualisation des ressources dans les Collectivités Territoriales : La vision de l’expert

Les lois sur la décentralisation ont amené l’état à transférer un certain nombre de missions auprès des collectivités territoriales. Pour faire face à ces nouvelles obligations, les communes se sont regroupées en EPCI, Etablissement Public de Coopération Intercommunale, afin de développer à plusieurs les compétences et acquérir les moyens manquants, et pour mutualiser les coûts inhérents (collecte de déchets ménagers, action sociale, gestion de l’environnement, transports en commun, assainissement,…). Depuis le début des années 2000, dès leur création, ces EPCI, pour honorer leurs nouvelles missions, ont augmenté leur personnel de façon significative (charges induites). Un certain nombre de doublons ont été constatés entre les Communes et les Communautés de Communes. Face à cette augmentation d’effectifs et à ce mille-feuille administratif pointé du doigt par la Cour des Comptes, un curseur a été mis en place avec le schéma de mutualisation. Plus que jamais, la question des outils pour gérer cette complexité et réduire les coûts liés au personnel est posée.

Par Christophe Roux, Responsable Produit de Planification Multi-Ressources, Horoquartz.

 

Structurer le projet de mutualisation

Aujourd’hui l’article L 5211-39-1 du 1er mars 2014 du code Général des Collectivités Territoriales oblige toutes les EPCI à fiscalité propre de préparer, avant mars 2015, un schéma de mutualisation.

A un objectif (amélioration du territoire, assainissement, logement, action sociale,…) seront attribués des moyens de mutualisation :

  • De ressources humaines d’une part : Soit du personnel de l’EPCI, soit du personnel de mairie sur des projets communs de la commune vers l’EPCI.
  • De ressources matérielles d’autre part : Tel matériel pourra ainsi être transféré à une EPCI.

Un accompagnement au changement nécessaire

Cette mutualisation des services – assimilable pour certains à une fusion – peut devenir anxiogène pour les agents et engendrer une perte de repères du fait des nouvelles missions qui leurs sont confiées et de la nouvelle organisation dans laquelle ils évoluent. Certains agents d’une mairie vont par exemple se trouver liés de façon temporaire ou permanente à une Communauté de communes nécessitant plus de déplacements, de nouvelles contraintes d’horaires, de nouveaux collègues. L’accompagnement au changement auprès des agents est donc nécessaire. La partie humaine dans ce schéma de mutualisation est très importante.

Une nouvelle organisation à mettre en place : Le schéma de mutualisation

La plupart des communes ont déjà travaillé sur ce schéma de mutualisation qui doit être fourni à l’échéance de mars 2015.

Le schéma de mutualisation induit l’émergence de nouveaux processus, de nouveaux objectifs, et donc de nouvelles organisations des moyens humains et matériels. L’objectif de la mutualisation reste avant tout de développer les services, assurer les missions, en privilégiant l’économie de moyens.

Les 4 grands modèles de schéma de mutualisation :

  • Le partage conventionnel des services intercommunaux
  • La création de services communs
  • Le partage des biens / moyens matériels
  • Le regroupement de communes

Comment identifier les tâches à réaliser en termes de temps, de moyens humains et de matériel ?

La notion d’identification et de partage de ressources dans une mission au bénéfice d’une structure prend ici sa pleine dimension. Il n’y a pas seulement une volonté de mutualiser. Il va falloir identifier au quotidien les taches à réaliser par les agents, les taches prises en charges par telle commune au bénéfice de la communauté de communes, par la communauté de communes au bénéfice des communes etc…..

Une fois le document officiellement produit fin mars 2015, quels impacts sur le personnel et le matériel ?

Le schéma de mutualisation doit s’accompagner d’actes concrets sur la réorganisation des moyens et des services :

  • Comment un responsable de service va-t-il pouvoir prêter temporairement un agent à l’EPCI ?
  • Comment le responsable de l’EPCI va-t-il pouvoir gérer le planning de ce nouveau venu ?
  • Comment identifier le matériel commun disponible pour une mission ? Qui s’occupe de gérer ce matériel commun. Comment prêter temporairement du matériel communal à une EPCI ?
  • Comment identifier le temps passé par les agents, les véhicules, de la collectivité territoriale ou de l’EPCI au bénéfice de la communauté ?

Organiser, identifier, répartir, évaluer les volumes horaires… Cette identification des ressources mutualisées aura un impact sur l’organisation des équipes dans laquelle l’agent devra se repérer.

Les outils de suivi pour accompagner le changement

Au niveau opérationnel, l’existence d’outils mutualisés et centralisés permettra de gérer différentes populations soumises à des contraintes ou disposant d’accords particuliers tout en permettant la mobilité des agents au travers plusieurs structures (organisation hiérarchique, opérationnelle,…).

Cependant, il est nécessaire que le parcours de l’agent reste visible par l’intéressé (besoin de repères) et par ses différents responsables. Cet outil centralisé devra permettre de pérenniser l’agent au sein d’une structure globale tout en offrant la possibilité d’évolution. La formation, l’information, l’accompagnement de l’agent dans son parcours professionnel deviennent, dans le cadre de la mutualisation, une mission importante de la RH.

Dans son domaine, Horoquartz propose des outils de planification des agents, de gestion des temps de présence et de suivi analytique qui s’inscrivent parfaitement dans cet objectif. Horoquartz équipe déjà plus de 400 collectivités territoriales de 50 à 8000 agents.

Mettre en place une organisation souple

A partir du moment où les missions seront identifiées, lors de la mise en place de l’organisation, Horoquartz pourra aider ses clients dans la planification de leur ressources grâce à ses solutions techniques souples qui s’adaptent bien au contexte organisationnel imposé par le schéma de mutualisation. En outre, les outils analytiques désormais disponibles permettront de faire le constat des actions de l’année et serviront de base de réflexion pour la détermination des orientations budgétaires de l’année suivante.

 

Christophe Roux, Responsable Produit Planification Multi-Ressources chez Horoquartz

Christophe Roux - blog Horoquartz