mai 2019

IA : quel impact sur l’expérience utilisateur des solutions de GTA ?

Le salon SRH Paris 2019 en a été l’illustration parlante : l’IA s’invite de plus en plus dans les solutions RH. Même si aujourd’hui on parle plus d’expérimentations que de réalité industrielle, il n’empêche que l’intelligence artificielle s’installe comme un sujet de fond avec des enjeux stimulants pour la fonction RH. Une expérience utilisateur (UX) optimisée est un de ces aspects où l’IA pourrait apporter des changements significatifs et en particulier pour les solutions de gestion des temps et des activités.

Du grand public à l’entreprise

Pourquoi, dans notre vie quotidienne, apprécions-nous tout particulièrement l’utilisation de certaines applications grand public ? Le plus souvent, ces applications savent nous proposer une navigation intuitive et adaptée à notre profil. Elles ‘devinent’, sur la base de données de profilage, le cheminement qui nous convient le plus, le mode opératoire qui nous est le plus adapté, ou encore les informations complémentaires non sollicitées explicitement mais qu’il est pertinent d’afficher, même si elles ne recourent pas toutes à de l’IA, loin s’en faut.

Un utilisateur qui acquiert ces habitudes d’utilisation pour son usage personnel voudra naturellement les retrouver pour des applications professionnelles dans son entreprise. Or, le plus souvent, les logiciels professionnels sont conçus pour un usage structuré et prédéfini, au mieux optimisé par catégorie d’utilisateurs ou par profil : collaborateur, manager, RH, administrateur…

Mais la question est de savoir si à l’intérieur d’un de ces profils tout le monde utilise l’application de la même façon, avec les mêmes automatismes et habitudes de travail.

Et si l’UX dépendait de facteurs sociologiques ?

On peut penser que l’âge de l’utilisateur, son niveau de qualification ou de responsabilité, sa personnalité même ont une influence sur la façon dont il utilise un logiciel de SIRH, et ce, pour une même fonctionnalité. C’est un sujet sur lequel les éditeurs ont des convictions, mais pas toujours les données de masse pour les étayer.

Car pour cela, pas d’autre issue que d’historiser et d’analyser de façon détaillée le comportement des différents utilisateurs pour mieux comprendre leurs modes opératoires. Ceci va bien au-delà de la traçabilité des fonctions utilisées puisqu’il faut aussi prendre en compte les données traitées, leur fréquence et la nature des opérations réalisées, tout en respectant bien sûr les contraintes du RGPD et de la confidentialité. Du big data comportemental sur des applications d’entreprise au final, étape préalable à une optimisation applicative par l’IA.

Un phénomène qui concerne toutes les applications du SIRH 

Toutes les applications du SIRH sont potentiellement concernées par l’amélioration de l’UX au travers d’une meilleure compréhension des comportements des utilisateurs. Mais les solutions de gestion des temps, des plannings et des activités (GTA) sont encore plus éligibles.

En effet, l’application de GTA est souvent la deuxième application la plus accédée dans l’entreprise après la messagerie en nombre d’utilisateurs. Chaque collaborateur est amené à l’utiliser, ne serait-ce que pour demander des congés par exemple. Des fonctionnalités comme la planification des équipes ou le suivi d’activité, contribuent à un usage ‘opérationnel’ et intensif de la solution par les managers, bien au-delà d’une simple gestion administrative RH.

A l’échelle de l’organisation, le gain global de productivité amené par une UX optimisée avec l’IA peut être très significatif. C’est donc un vrai sujet pour les éditeurs du secteur.

Quelques exemples dans le domaine de la GTA

Pour quelles raisons un utilisateur va-t-il choisir une fonction collective pour saisir un changement d’horaire ou une absence plutôt qu’une fonction individuelle ? C’est probablement corrélé à la fréquence de traitement (le nombre de fois où cette situation se produit dans la semaine) et à la taille de l’équipe gérée. En quantifiant ce lien, il devient possible d’amener automatiquement l’utilisateur sur la fonction la plus pertinente à priori pour son contexte.

Si un manager affiche systématiquement les plannings de travail pour l’intégralité de son équipe car elle ne compte que 5 collaborateurs, il n’est peut-être pas utile de lui proposer des options de sélection plus fines qui auront peu d’intérêt dans son cas de figure alors qu’elles seront pertinentes pour un manager qui gère 50 salariés.

Si le service RH fait des requêtes régulièrement et sur des volumétries importantes (par exemple avant le traitement de la paie), il est intéressant d’analyser sur quels critères portent ces requêtes systématiques afin d’optimiser en amont la technique d’accès aux données et réduire ainsi les temps de traitement.

Par ses capacités d’auto-apprentissage, l’IA est évidemment un levier pour proposer des optimisations de ce genre et une expérience utilisateur auto-adaptative…. à condition de lui fournir les données en entrée.

Des enjeux de confort et de productivité

Il y a bien sûr un enjeu de confort pour que chaque utilisateur retrouve un contexte et des automatismes parfaitement adaptés à son mode de travail. Et au-delà, il s’agit de vrais enjeux d’appropriation et d’adoption des solutions de GTA, auxquels s’ajoutent de très probables gains de productivité.

Mais ceci nécessite avant tout de la data. C’est un des chantiers prioritaires sur lequel travaille par exemple Horoquartz avec son Lab’innovation lancé récemment.

 

Horoquartz vient de lancer son Lab’Innovation. Lire le Communiqué de presse à ce sujet.

 

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz

Thierry Bobineau - blog Horoquartz