mars 2017

Distribution : comment mieux aligner les effectifs sur la saisonnalité

La Tranche sur Mer voit sa population bondir de 3000 habitants en hiver à plus de 110000 en été. Pour faire face à cette fréquentation, le Super U de la commune passe d’un effectif de 90 collaborateurs en basse-saison à 270 en période estivale, avec une ouverture totale des 31 caisses du point de vente. Mais pour Christophe Guibert, responsable administratif et financier de ce Super U, ce n’est finalement pas cette période qui est la plus complexe à gérer. Les avant et arrière-saisons connaissent une variabilité très importante et sont bien plus difficiles à anticiper.

Distribution : une approche globale de la gestion des temps, des plannings et des accès

Le Super U de La tranche sur Mer a déployé une solution globale d’Horoquartz pour l’ensemble des fonctionnalités de gestion des temps, d’optimisation des plannings et de sécurisation des accès aux locaux du supermarché mais également des points de vente associés (U Technologie, U Espace Loisirs). Cette configuration a été également déployée sur le deuxième magasin que possède l’entreprise à Lagord près de la Rochelle.

Une planification à plusieurs dimensions

Pour anticiper au mieux ses besoins en personnel, le Super U de La Tranche sur Mer planifie à un horizon de 6 mois pour la haute-saison et de 1,5 mois pour la basse-saison. Le planning est élaboré par Christophe Guibert pour l’ensemble des services et les managers gèrent quelques ajustements si besoin.

Je travaillais auparavant avec Excel, et ça n’a plus rien à voir. En un après-midi, je génère 2 mois de planning » indique Christophe Guibert.

En amont de l’application Horoquartz, le Super U de La Tranche sur Mer s’appuie sur la solution Mona qui fournit des prévisions de chiffre d’affaires au quart d’heure. Pour la planification des caisses, ces prévisions de chiffre d’affaires sont converties en volume d’articles par hôtesse. Christophe Guibert précise : « le moteur de planification prend en compte 4 critères pour optimiser les plannings des caisses : le nombre d’articles par minute, le temps d’encaissement entre 2 clients, le pourcentage de satisfaction et le temps d’attente acceptable maximum. Dans les faits, le planning réalisé est toujours celui qui a été prévu. La solution est également capable de prendre en compte des critères d’équité,  dans notre cas pour le travail du dimanche. Nous utilisons également une fonctionnalité très pratique et qui nous fait gagner beaucoup de temps dans certaines situations : la propagation. C’est-à-dire la possibilité de reproduire le planning élaboré pour une semaine de l’année précédente sur une semaine de l’année en cours ».

Le pic de fréquentation estivale n’est finalement pas le plus compliqué à gérer car les volumes sont assez prévisibles et réguliers d’une année sur l’autre. Les avant et arrière-saisons posent plus de problèmes. La fréquentation peut varier de façon très significative en fonction de la météo ou de mouvements sociaux nationaux par exemple. « Dans ce cas, nous pouvons être amenés à gérer par exception, en nous appuyant pour ces périodes, non pas sur des prévisions de chiffre d’affaires qui seraient aléatoires, mais sur un besoin estimé en ressources, par exemple 25 caisses ouvertes pour le pont de l’Ascension. Et c’est un avantage de la solution que de permettre de travailler soit sur la base du CA soit sur la base d’un nombre de caisses » précise Christophe Guibert.

Quels bénéfices observés ?

Le Super U constate des gains à la fois qualitatifs et quantitatifs. Les informations de gestion des temps et de planification ont été largement fiabilisées.

L’intégration de la gestion des temps et de la planification fait gagner un temps significatif, avec un seul fichier du personnel et des données de présence et d’absence à jour pour mieux planifier. Nous avons gagné en volume horaire globalement et considérablement réduit le temps passé en planification, notamment pour la manager des caisses. Nous avons observé également que le logiciel nous a aidés à mieux comprendre comment nous fonctionnons ! Nous avons obtenu un retour sur investissement de moins d’un an »

conclut Christophe Guibert.

 

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