janvier 2019

Crédit Impôt Recherche : la justification des temps passés est incontournable !

Crée à l’origine pour doper l’investissement en R&D de la France et porter l’effort global à 3% du PIB (secteurs public et privé confondus), le Crédit Impôt Recherche connaît un vif succès, en particulier auprès des PME. Mais les projets doivent répondre à des critères précis et les dossiers de déclaration à l’administration fiscale doivent justifier les dépenses, notamment de personnel. La Gestion des Temps et des Activités apporte une aide essentielle sur ce point en collectant les temps passés sur les projets éligibles.

Quelles obligations ?

L’entreprise qui souhaite bénéficier du CIR pour un projet de recherche doit effectuer une déclaration à l’administration fiscale et justifier les dépenses engagées, qu’il s’agisse de dotations aux amortissements, de dépenses de personnel, d’une partie des dépenses de fonctionnement, de dépenses liées aux brevets ou à la normalisation, de sous-traitance (sous certaines conditions) etc.

Concernant les dépenses de personnel, elles incluent les salaires et les charges sociales, mais exclusivement pour les opérations de recherche concernées. Ainsi, si un salarié ne travaille qu’à temps partiel sur le projet éligible au CIR, les dépenses retenues sont au prorata du temps consacré à ces opérations de recherche.

L’entreprise qui souhaite déclarer ses dépenses en personnel sur un projet de recherche doit mesurer le plus précisément possible les temps passés par ses collaborateurs sur ces opérations, ceci afin d’éviter toute contestation par l’administration fiscale voire un rejet complet du dossier.

En quoi la gestion des temps et des activités peut aider sur ce point ?

Pour Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’activité chez Horoquartz, l’apport essentiel de la GTA est de permettre une collecte organisée et structurée des temps passés sur les projets, avec un contrôle rigoureux des informations à la source et un processus de validation à plusieurs niveaux le cas échéant.  « Nous proposons à nos clients un module dédié de notre solution eTemptation, HQ Activity, spécialement conçu pour suivre les activités en général et les temps passés sur les projets CIR en particulier. Ce module s’appuie sur des feuilles d’heures dont la structure est personnalisable pour coller à l’organisation et à l’arborescence des projets chez les clients. Chaque salarié déclare ses heures passées sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle, sur les différents projets sur lesquels il travaille » indique Jérôme Grispan.

Comment garantir la conformité des déclarations de temps passé ?

Pour Jérôme Grispan, certains mécanismes peuvent être mis en œuvre pour arriver à une justification non contestable des temps passés sur les projets et partant, des dépenses de personnel. « Tout d’abord, il est possible de contrôler qui s’impute réellement sur les projets éligibles au CIR. Pour cela, nous définissons des droits sur les projets pour éviter que des personnes non concernées ou non qualifiées sur le projet CIR viennent imputer des heures. Nous proposons également des mécanismes pour s’assurer que les temps d’activité sont cohérents par rapport aux temps de présence réellement payés par l’entreprise. Ceci évite deux inconvénients : avoir des heures non déclarées mais qui pourtant ont bien été allouées aux projets de recherche, ce qui peut induire une sous-déclaration et donc une baisse du CIR. Et inversement, ce lien temps de présence-temps d’activité évite d’avoir des heures d’activité qui viendraient en dépassement des heures de présence payées, ce qui serait difficile à justifier auprès de l’administration fiscale. » Enfin, étant donné l’importance des sommes en jeu, et l’obligation de fournir une information de qualité et contrôlé, le Directeur Produit d’Horoquartz rappelle qu’il est possible de mettre en place un process de validation des heures déclarées, par le management hiérarchique ou les responsables de projet, ou encore par les services administratifs de l’entreprise.

L’exemple de SPS

Le dispositif connaît un succès croissant et l’Observatoire du CIR estime à plus de 17 000 les entreprises bénéficiaires pour un montant global de 6 milliards d’euros. Ces sociétés ont un vrai besoin de justifier les temps passés sur les projets de recherche et se tournent naturellement vers les éditeurs de GTA pour les aider à collecter cette information. D’autres raisons peuvent aussi les amener à mettre en place un suivi d’activité des projets (maîtrise de la performance, comparaison des temps prévus-passés, alimentation de l’ERP), mais la maîtrise des heures affectées sur les projets CIR est un élément qui peut être très central dans l’approche au vu des enjeux.

La société SPS, cliente d’Horoquartz est représentative de ce type d’approche.

SPS, une société du groupe Imprimerie Nationale basée à Rousset (13), conçoit et fabrique des modules et composants pour cartes bancaires et documents d’identité. L’entreprise a choisi eTemptation pour gérer les temps de présence de ses collaborateurs, la pénibilité mais également ses activités de R&D.

Laurence Di Monoco, assistante de gestion, pilote conjointement ce projet avec un responsable R&D de SPS. La société gère ainsi une soixantaine de collaborateurs concernés par les projets de R&D sur un total de près de 180. Elle indique : « Le crédit impôt recherche (CIR) nous impose de suivre très précisément les temps sur les projets et d’établir des données justes en cas de contrôle. » Dans le cas présent, le module HQ Activity d’Horoquartz a été associé à une solution de Business Intelligence développée en interne par le service ERP de SPS.  « Nous arrivons à un très bon résultat avec HQ Activity qui nous permet de sortir des éditions correctes : état individuel des heures sur projets, édition du nombre d’heures effectuées par projet » précise Laurence Lo Monaco. Le traitement est indépendant de la paie, un tableau de bord est établi par les équipes R&D, et chaque collaborateur est autonome sur la saisie de ses heures projets effectuées. Le 10 du mois suivant, les états sont sortis et les salariés signent leurs états individuels.

 

Lire le témoignage complet

 

 

Thierry Bobineau, Directeur Marketing chez Horoquartz, d’après un entretien réalisé avec Jérôme Grispan, Directeur Produit Suivi d’Activité chez Horoquartz

Thierry Bobineau - blog Horoquartz    Jérôme Grispan - blog Horoquartz

 

 

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